Gästeverwaltungssoftware hilft bei der Beantwortung wichtiger Fragen in jedem Arbeitsbereich, insbesondere in einem Hybridbüro. Wie können Sie die Zugangskontrolle weiter verbessern und ein nahtloses Besuchererlebnis schaffen? Vor allem, wenn die Büroanwesenheit von Tag zu Tag schwankt? Wie können Sie den Überblick über die Besucher behalten, um alle Aktivitäten in Ihrem Immobilienportfolio zu verstehen?
Angesichts der aktuellen Realität einer sich wandelnden Wirtschaft und schrumpfender Immobilienbudgets von Unternehmen müssen Unternehmen mehr aus ihren Räumlichkeiten herausholen.
Bei hybrider Arbeit geht es in der Regel um persönliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Aber Unternehmen brauchen auch eine Möglichkeit, die Verbindungen zwischen allen am Arbeitsplatz zu optimieren.
OfficeSpace vereinfacht bereits die Arbeitsplatzverwaltung und Immobilienoptimierung. Dies geschieht durch das Angebot von Lösungen zur Kostensenkung, zur Bewältigung von Veränderungen am hybriden Arbeitsplatz, zur Anpassung an neu auftretende Herausforderungen und zur deutlichen Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Natürlich nutzen nicht nur Mitarbeiter das Büro. Deshalb freuen wir uns über die Zusammenarbeit mit dem weltweit führenden Besuchermanagementsystem.
Mit freundlichen Grüßen von OfficeSpace
Durch die Übernahme von Greetly erweitert OfficeSpace sein Angebot um intuitives Besuchermanagement. Greetly by OfficeSpace ist hier, um Ihren Rezeptionsbereich zu revolutionieren. Wir bieten eine Besuchermanagementlösung an, die sowohl für Mitarbeiter als auch für Besucher äußerst benutzerfreundlich ist. Es ist einfach einzurichten und anzupassen und hilft bei der Verwaltung von Audits und Compliance. Und das alles bei gleichzeitiger Bereitstellung solider, maßgeschneiderter Berichte und Besucherprotokolle.
In diesem Artikel untersuchen wir die (vielen!) Vorteile einer Gästeverwaltungssoftware. Wir erläutern auch, wie die Kombination mit der richtigen Integration und Raumverwaltungssoftware für Klarheit und einen besseren Weg nach vorn sorgen kann … Selbst in einer sich scheinbar ständig verändernden Arbeitsumgebung.
Warum Besuchermanagement-Software verwenden?
Klienten und Kunden, Bewerber, Auftragnehmer, Lieferanten, Berater, Lieferfahrer, Wartungspersonal, ein Uber-Fahrer, der das Mittagessen vorbeibringt … Heutzutage sind alle wieder vor Ort, nicht nur die Mitarbeiter.
Unternehmen benötigen seit jeher ein Besuchermanagementsystem (VMS), um Besucher einzuchecken und zu überprüfen sowie die physische Sicherheit zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, mussten sie möglicherweise ein Vollzeitgehalt für eine Vollzeit-Rezeptionistin zahlen. Oder sie waren klein genug, um an der Rezeption per Stift- und Papierschild vorbeizukommen. Ansonsten fällt die Besucheranmeldung oft auf die Schultern (bereits beschäftigter) Mitarbeiter. Kaum die beste Art, Besucher willkommen zu heißen oder einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Aber Slapdash und/oder teure Besucherregistrierungen reichen in einem wettbewerbsintensiven Markt nicht mehr aus. Oder in einer flexiblen Arbeitsumgebung, in der an einem bestimmten Tag die richtigen Mitarbeiter möglicherweise nicht in der Lage sind, beim Check-in der Besucher zu helfen. Jedes dieser Szenarios kann zu einem bestenfalls zufälligen Besucher-/Kundenerlebnis führen.
Setzen Sie auf eine cloudbasierte Gästeverwaltungssoftware, die wie eine „digitale Empfangsdame“ fungiert, kurzfristige Gäste, Lieferungen und Besucher eincheckt und (idealerweise) auch Berichte und Einblicke in Besucherprüfungen und standortspezifische Compliance bereitstellt.
Und betreten Sie Greetly by OfficeSpace, das ein besseres Besuchererlebnis für alle schafft.
Ein besseres Besuchermanagementsystem
Greetly von OfficeSpace ist vollständig anpassbar, schnell zu implementieren (denken Sie an Minuten, nicht an Stunden) und einfach in andere Arbeitsplatzsysteme (wie Slack, Google Chat und Teams) zu integrieren. Es bietet ein einfaches Check-in-Erlebnis für vorregistrierte und begehbare Besucher über iOS- und Android-Kioske/iPads und/oder über für mobile Geräte erstellte QR-Codes. Bei Bedarf bietet es auch Integrationen für den Ausweisdruck.
Und mit zuverlässigen Besucherverfolgungsdaten können Benutzer in Echtzeit leicht erkennen, wie viele und welche Arten von Besuchern sich vor Ort befinden. Oder wie viele waren letzten Dienstag, letzten Monat oder letztes Jahr dabei.
Kurz gesagt, Greetly von OfficeSpace ist eine Gästeverwaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von zugeschnitten ist dynamische Arbeitsumgebungen.
Durch die Kombination eines überlegenen Check-in-Prozesses mit umsetzbaren Daten ermöglicht Greetly by OfficeSpace Unternehmen Folgendes:
- Passen Sie das Check-in-Erlebnis für Besucher an mit Markenfarben, Logos, Schriftarten, Sprachen und Arbeitsabläufen
- Verbessern Sie das Besuchererlebnis durch die Verkürzung der Wartezeiten, das Drucken von Besucherausweisen bei Bedarf und den einfachen und angenehmen Ein- und Ausstieg für Besucher (einschließlich der Bereitstellung aller notwendigen Informationen oder Wegweiser).
- Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung indem Sie Mitarbeiterbenachrichtigungen über Slack, Microsoft Teams, E-Mail, SMS und mehr senden, wenn Besucher und Lieferungen eintreffen
- Geld sparen durch Umverteilung der Kosten für Rezeptionisten, sodass sich Rezeptionisten auf hochwertigere Aktivitäten konzentrieren können
- Steigern Sie die Verbindung und Produktivität indem wir jeden sofort über seine Besucher und Paketzustellungen auf dem Laufenden halten
- Compliance verwalten mit einfachen Audits und Berichten
- Verbessern Sie die Sicherheit und Notfallvorsorge durch die sichere Erfassung von Besucherkontaktinformationen, Fotos, Unterschriften, Fragebögen, NDAs und anderen Formularen in einem permanenten digitalen Logbuch mit Datums- und Zeitstempeln
- Erweitern Wohlbefinden am Arbeitsplatz indem wir ein berührungsloses Einchecken ermöglichen und allen dabei helfen, gemeinsame Berührungspunkte zu vermeiden
Greetly von OfficeSpace wurde speziell entwickelt, um Ihnen zu helfen Modernisieren Sie Ihren Arbeitsplatz. Damit können Sie mit weniger mehr erreichen und Unternehmen (und ihren Mitarbeitern) dabei helfen, sich problemlos an neue Arbeitsweisen anzupassen. Und das alles ohne Einbußen bei Sicherheit, Geschwindigkeit oder Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.
Greetly + OfficeSpace = ein komplettes Mitarbeiter- und Besuchermanagementsystem
Die Verwaltung eines Arbeitsplatzes, der sowohl den Anforderungen der Mitarbeiter als auch des Unternehmens entspricht, war schon immer eine Herausforderung, sowohl Kunst als auch Wissenschaft. Facility Manager (FMs), Arbeitsplatzmanager, Raumplaner und Immobilienfachleute mussten schon immer mit vielen Puzzleteilen und beweglichen Teilen jonglieren.
Fügen wir nun eine einmalige, schnelle und massive Veränderung in der Art und Weise hinzu, wie fast jeder arbeitet. Wir befinden uns in einer nahezu beispiellosen Ära weitreichender Veränderungen am Arbeitsplatz und des technologischen Wandels.
In dieser turbulenten Situation gibt es keine eindeutige Antwort darauf, wie man sich bei der Arbeitsplatzplanung zurechtfindet. Wir alle arbeiten daran herauszufinden, wie wir neue Maßstäbe setzen und die richtigen Arbeitsplatzdaten sammeln können, um in die richtige Richtung zu gehen. Wenn Agilität am Arbeitsplatz jemals einfach ein „nice to have“ war, ist sie heute eine eindeutige Notwendigkeit.
Mit Greetly von OfficeSpace können Unternehmen ihr Gästemanagement digitalisieren und ein großartiges, anpassbares Besuchererlebnis schaffen. Und das alles bei der Erfassung von Besucherdaten, die den Entscheidungsträgern später weiterhelfen. Mit OfficeSpace können Unternehmen ihre Arbeitsplätze und Raumnutzung verwalten, testen und lernen, skalieren und sich problemlos an Veränderungen anpassen. Zusammen sind sie die perfekte Lösung, um Ihren Platz zu maximieren und einen besser vernetzten Arbeitsplatz zu schaffen.
Eine echte Arbeitsplatzveränderung entsteht, wenn Sie verstehen, wie, wann und wo sich Ihr Arbeitsplatz weiterentwickeln muss. Und dann verfügen wir über die notwendigen Tools, um entsprechend zu schwenken, zu planen und zu testen. Daran besteht kein Zweifel das wichtigste neue Technologie am Arbeitsplatz Ist flexible Arbeitssoftware. Dadurch können Unternehmen ihren Mitarbeitern sinnvolle Flexibilität bieten. Es ermöglicht auch die Verwaltung komplexer Zeitpläne, die Information über zukünftige Planungsanforderungen und die Steigerung der Produktivität und Innovation am Arbeitsplatz.
Der intuitive Greetly-Anmeldeprozess übernimmt alle notwendigen Funktionen für den Besucherzugang und den Check-in. Und OfficeSpace bietet intuitive Raumplanung, einfache Raum- und Schreibtischbuchungstools, digitale Wegfindung und erweiterte Arbeitsplatzanalysen. Letztendlich besteht das Ziel darin, den Arbeitsplatz zu modernisieren, damit Sie Ihren Raum optimal nutzen und die Menschen darin verbinden können.
Vereinfachen Sie Ihr Besuchermanagement
Die Budgets schrumpfen. Mitarbeiter fordern immer mehr Flexibilität und Autonomie. Führung möchte die Zusammenarbeit und Kultur am Arbeitsplatz fördern.
Und Manager und Planer müssen nicht nur all diese konkurrierenden neuen Interessen und unpassenden hybriden Zeitpläne berücksichtigen und gleichzeitig ihre traditionellen Pflichten beibehalten. Sie müssen auch komplexe neue Arbeitsplatzkennzahlen erfassen und synthetisieren, um kompliziertere und risikoreichere Entscheidungen zu unterstützen.
In diesem Zusammenhang besteht ein wachsender Bedarf an einem Self-Service-Besuchermanagementsystem für Gäste und Lieferungen. Gästeverwaltungssoftware kann für einen stärkeren ersten Eindruck und ein insgesamt besseres Besucher- und Mitarbeitererlebnis sorgen. Wenn gleichzeitig die Besucherkontrolle, -verfolgung und -verwaltung von der To-Do-Liste der Rezeptionisten oder anderer Mitarbeiter entfällt, können sich alle auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Durch die Übernahme von Greetly stellt OfficeSpace sicher, dass unsere Kunden sich weiterhin an die Zukunft der Arbeit anpassen können. Ganz gleich, ob es um die Verwaltung von Besuchern oder Mitarbeitern geht oder darum, sich ein besseres Bild von der tatsächlichen Raumnutzung zu machen – es handelt sich um eine hybride Arbeitsplatztechnologie, die hybrides Arbeiten tatsächlich verbessert.
OfficeSpace bietet jetzt Gästeverwaltungssoftware zusammen mit unserer Suite erstklassiger Arbeitsplatzverwaltungslösungen an. Buchen Sie eine Demo.
FAQs
Was ist ein Gästemanagementsystem?
Unter einem Gästemanagementsystem versteht man alles, was ein Unternehmen zur Verwaltung kurzfristiger Gäste und Lieferungen einsetzt. Während dies alles so einfache wie ein Anmeldeformular mit Stift und Papier sein kann, nutzen mittlerweile immer mehr Unternehmen Gästeverwaltungssoftware. Dabei handelt es sich typischerweise um cloudbasierte Software. Es kann nicht nur Gäste einchecken und als Zugangskontrollsystem fungieren, sondern auch Besucherinformationen sammeln und speichern.
Gästeverwaltungssoftware wie Greetly von OfficeSpace umfasst außerdem Funktionen wie die Vorregistrierung von Gästen, den berührungslosen Check-in, die Möglichkeit, elektronische Unterschriften auf NDAs zu erfassen und Gästefotos aufzunehmen und aufzubewahren, sowie viele weitere Integrationen zur Verbesserung des Besuchererlebnisses.
Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Gästemanagementsystems?
Die Vorteile des Einsatzes eines Gästemanagementsystems hängen davon ab, wie einfach es sowohl für Mitarbeiter als auch für Besucher zu nutzen ist.
Da Greetly von OfficeSpace intuitiv, benutzerfreundlich und schnell zu implementieren ist, bietet es viele Vorteile. Auf der einfachsten Ebene kann es für ein einfaches, angenehmes und kontaktloses Check-in-Erlebnis für Besucher an mehreren Standorten sorgen. Dabei werden auch Kontaktinformationen, Fotos, Unterschriften und andere Details der Besucher sicher erfasst. Es sammelt außerdem Besucherinformationen und kann benutzerdefinierte Berichte automatisieren, die für die Entscheidungsfindung, Besucherprüfungen und standortspezifische Compliance verwendet werden können. Alles in allem kann dies die Sicherheit erhöhen, die Verbindung verbessern und den Arbeitsplatz modernisieren, selbst in hybriden Arbeitsumgebungen.
Ein digitales Gästemanagementsystem ist zudem kostengünstiger als andere Optionen und liefert deutlich bessere Ergebnisse.
Was ist ein Beispiel für ein Gästemanagementsystem?
Greetly von OfficeSpace ist das führende Beispiel für ein Gästemanagementsystem. Eine cloudbasierte Anmelde-App, auf die Mitarbeiter über Desktops, Mobilgeräte oder Tablets/Kioske zugreifen können. Sie erleichtert Unternehmen die Bereitstellung eines großartigen Besuchererlebnisses – und erhöht gleichzeitig die Sicherheit und die sichere Erfassung von Besucherinformationen.
Zu den Kunden von Greetly by OfficeSpace zählen DHL, Chevron, Northwest Mutual, Mass Mutual, Christian Dior und die Dallas Cowboys.
Was unterscheidet Greetly von OfficeSpace von anderen Besuchermanagementsystemen?
Greetly von OfficeSpace ist einzigartig in seiner Benutzerfreundlichkeit, der Anpassung von Branding und Arbeitsabläufen, der einfachen Berichterstellung und den Audit-Trails sowie den erschwinglichen Preisen. Es bietet unbegrenzte Sprach- und Dialektanpassungen. Es lässt sich sofort in alle wichtigen Bürosoftware wie Slack, Microsoft, Google und mehr integrieren und hilft Kunden, im Hybridbereich mit weniger mehr zu erreichen.
